Du stehst vor der Entscheidung, welches Lexware Programm die richtige Wahl für dich ist und denkst dir, kann ja nichts so schwer sein.
Und dann stehst du vor 10 verschiedenen Programmserien in 34 verschiedenen Optionen! Ok, einige davon kannst du ganz schnell streichen, weil du das Programm nicht brauchst, aber die richtige Version musst du trotzdem finden.
Du bekommst einen Überblick über die Cloud-Lösung lexoffice und den Programmen, die du auf deinem Rechner installieren kannst (On Premise-Version, oder nennen wir sie einfach Classic-Version) – und was die Vor- und Nachteile sind.
Vorab solltest du dir für die Entscheidung ein paar Fragen stellen, um die Auswahl einzugrenzen – und am Ende mit der bestmöglichen Version zu arbeiten.
Denn wie so oft steckt der Teufel im Detail.
Ich beschreibe für die drei Fachbereiche der Classic-Versionen nicht alle Funktionen im Detail – das würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Aber wir stellen dir die Produktvergleiche von Haufe Lexware zum Download zur Verfügung. Erfahre dort mehr über Programmfunktionen von Buchhaltung, Lohn & Gehalt und Faktura & Auftrag bzw. Warenwirtschaft.
Die Entscheidung für ein Programm wird dir leichter fallen, wenn du dir im Vorfeld möglichst genau vor Augen führst, was du willst, was du brauchst und mit welchem Programm du zu deinem Wunschergebnis gelangen kannst.
Damit kannst du auch bestimmen, ob Lexware überhaupt die passende Lösung für dich bietet.
Die Serien sind alle ähnlich aufgebaut: je Sparte gibt es vier Versionen, zwei Einzelplatz- (Standard und Plus) und zwei Mehrplatz-Versionen – Professional Serie (Pro – inkl. 3 Benutzer und Premium – inkl. 5 Benutzer).
Für Fehlzeiten, Reisekosten, Anlagen-Verwaltung und Handwerk gibt es jeweils nur 2 – einmal Standard bzw. Plus und Pro.
So geht es weiter:
In welchem Bereich willst du das Programm einsetzen?
Bei einem einzelnen Bedarf lies die Teile jeweils zu Buchhaltung, Lohn oder Faktura bzw. Warenwirtschaft
Möchtest du mehrere kaufmännische Abläufe bearbeiten, brauchst du das richtige Programm. In der Tabelle findest du eine einfache Übersicht.
Programm // Funktion
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Buchhaltung
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Lohn & Gehalt
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Auftragsbearbeitung
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Lexware financial office
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✅
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✅
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✅
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Lexware business
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✅
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❌
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✅
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Lexware büroservice komplett
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✅
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✅
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❌
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lexoffice
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✅
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✅
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Lexware handwerk
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❌
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❌
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✅
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Lexware financial office handwerk
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✅
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✅
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✅
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Welche Funktionen benötigst du (zwingend)?
Diese Übersicht findest du in den einzelnen Abschnitten. Hier erfährst du, worin sich die unterschiedlichen Versionen grundlegend unterscheiden.
Wie viele Mitarbeiter sollen (gleichzeitig) mit dem Programm arbeiten?
Ab 2 Mitarbeitern, die gleichzeitig im Programm arbeiten sollen, beginnt der Einstieg bei der Pro Version.
Wie stellst du dir die Arbeit mit dem neuen Programm vor?
Was soll sich in deinem Unternehmen verbessern?
Was soll sich in deinem Unternehmen einfacher gehen, organisierter laufen?
Möchtest du einen besseren Überblick deiner Betriebszahlen haben, um Entscheidungen treffen zu können, brauchst du Zugriff auf deine laufende Buchhaltung.
Wenn die Auftragsbearbeitung zu viel Zeit und Kapazitäten verschlingt,
nutzt du aktuell vielleicht das falsche Programm dafür.
Wie ist die Entwicklung deines Unternehmens?
Wenn dir ein Programm jetzt schon limitiert vorkommt, weil du absehen kannst, daß sich dein Unternehmen absehbar weiter entwicklen wird, solltest du über eine höhere Version nachdenken.
Wie hoch ist dein Budget, das du dafür ausgeben willst?
Entscheide, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis für dich stimmt.
Ich höre oft bei Supportfragen, daß das doch ein doofes Programm sei, weil dies und jenes so nicht geht – aber diejenigen bereits seit vielen Jahren damit arbeiten.
(Ich hätte ja keinen Spaß an der Arbeit, wenn mir das Werkzeug nicht taugt...)
Wo liegt deine Schmerzgrenze – Funktion oder Preis?
Ich persönlich habe noch nie an gutem Werkzeug gespart. Das lohnt sich nämlich nicht 😉
lexoffice ist auch von Haufe Lexware, aber deckt als Cloud-Lösung und vom Aufbau her einen anderen Bedarf ab, als die Classic-Versionen (das sind die klassischen Lexware Programme, die es seit Jahrzehnten gibt und auf deinem Rechner installiert werden).
Bei lexoffice gibt es die vier Varianten S bis XL, in denen immer die Auftragsbearbeitung und Buchhaltung enthalten sind. Du kannst die Lohnabrechnung optional dazu bestellen.
Der große Vorteil ist natürlich, dass du ortsunabhängig bist und mit jedem Betriebssystem, also auch mit macOS von Apple oder Linux, in lexoffice arbeiten kannst.
Die Funktionen des Lohnmoduls sind in jeder der 4 Versionen identisch. Der Unterschied besteht hier nur im Preis je nach Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter.
In allen 4 Versionen bleiben die grundlegenden Funktionen gleich. Je nach Größe des Pakets erhältst du Zusatzfunktionen wie z.B. Umsatzstatistiken oder die Meldung der Umsatzsteuer Voranmeldung (erst ab der L-Version).
Solltest du in der Buchhaltung lediglich deine Belege erfassen wollen, um sie deinem Steuerberater zur Verfügung zu stellen, dann reicht meist die S-Version - willst du aber zusätzlich Rechnungen mit lexoffice schreiben, steigst du mit der M-Version ein.
Für umfangreichere Möglichkeiten kommen dann nur noch die L-Version und die XL-Version in Frage, z.B. wenn du deine EÜR und GuV selber erstellen willst.
In der XL-Version ist v.a. das CRM erweitert und es stehen dir besondere Rechnungstypen zur Verfügung (englische Texte, X-Rechnung, Abschlagsrechnung, usw.).
Du kannst mit deinem lexoffice Account lediglich eine Firma verwalten. Möchtest du mehrere Bereiche separat buchen und abrechnen, ginge das nur über einen weiteren Account.
Hast du bereits Erfahrung in der Buchhaltung, dann solltest du in einem kostenlosen Test-Account prüfen, ob dir der Umfang des Kontenplans ausreicht. Dieser ist nämlich elementar „abgespeckt“ und du hast keine Möglichkeiten, Konten selber anzulegen.
Bist du ein Neuling beim Thema Buchhaltung, dann ist lexoffice eine perfekte Wahl, denn du musst keinerlei Vorkenntnisse besitzen, um die Buchhaltung korrekt zu erledigen. Das Programm schlägt dir meist bei der Belegerfassung bereits ein in Frage kommendes Konto vor. Alternativ kannst du auch über ein Stichwort, wie z.B. „Diesel“ deinen Tankbeleg buchen – und brauchst immer noch nicht zu wissen, wie das Sachkonto dazu korrekt lautet.
Die Belegerfassung bei lexoffice ist wirklich fantastisch: per App kannst du alle „analogen“ Belege scannen und gleich hochladen. Im Programm lassen sich diese Belege dann buchen und dein Steuerberater kann sich mit einem eigenen Zugriff, sämtliche Belege und Buchungsdaten herunterladen und verarbeiten.
In erster Linie richtet sich lexoffice an Start-Ups, Freiberufler und Kleinunternehmer. Aber auch, wenn du deine Abläufe vereinfachen willst und die Vorteile von lexoffice nutzen möchtest, solltest du dich mit den Funktionen und Möglichkeiten der „kleinen“ Cloudlösung beschäftigen.
Schau dir hier die Optionen im Detail an.
Einen Vergleich der lexoffice Versionen kannst du hier als PDF herunterladen.
In allen Versionen kannst du eine rechtssichere und GoBD konforme Buchhaltung erledigen. Ebenso ist es möglich mit allen Versionen einen DATEV Export für deinen Steuerberater zu erstellen und die Umsatzsteuer Voranmeldung selber zu melden.
Für die Details der Funktionen siehe dir die Übersicht an.
Erst ab der Plus Version stehen dir der Mobil Modus, eine Kassenbuchfunktion, USt Jahreserklärung und das DATEV Kontenzuordnungsmodul zur Verfügung.
In den Mehrplatz-Versionen kannst du Benutzer- und Programmrechte verwalten, dir steht die Zusammenfassende Meldung zur Verfügung, verbuchen von ieG Erwerb und kannst OSS (One-Stop-Shop) Vorgänge buchen – um nur einige zu nennen.
Die Premium Version unterscheidet sich von Pro, außer der Anzahl der Benutzer, nur darin, dass das Programm Anlagenverwaltung pro enthalten ist.
Sprich' dich evtl. mit deinem Steuerberater ab, wenn du unsicher bist, welche Funktionen für dich wirklich notwendig sind (Brauchst du z.B. eine 13. + 14. Buchungsperiode?).
Anhand deiner Voraussetzungen, welche Geschäftsvorgänge du buchen musst, kannst du beurteilen, welche Funktionen unverzichtbar sind.
Die Programme der Lohn & Gehalt Reihe unterscheiden sich in ihren Funktionen nicht ganz so elementar: kein Wunder, denn die gesetzlichen Anforderungen an die Lohnabrechnung sind vom Gesetzgeber sehr starr geregelt.
Wichtig zu wissen ist, daß es erst ab der Plus Version möglich ist, Kurzarbeit abzurechnen und das maschinelle Bescheinigungswesen zu nutzen (z.B. Verdienstbescheinigungen).
Die empfohlene Anzahl der zu bearbeitenden Mitarbeiter unterscheidet sich auch:
Bis zu 50 in den Einzelplatz Versionen und bis zu 200 Mitarbeitern in den Mehrplatz Versionen.
Ab der Pro Version ist vielleicht interessant zu wissen, dass erst dann eine Schwerbehindertenverwaltung möglich ist und es eine DATEV Schnittstelle gibt für die Übermittlung der laufenden Buchungen an deinen Steuerberater.
Lohn & Gehalt Premium beinhaltet zusätzlich die Module Reisekosten, Fehlzeiten und Lohnauskunft.
In der Tabellenübersicht kannst du dir ein genaues Bild über die Funktionen machen.
Hier existieren also nicht so viele Unterschiede. Solltest du dich dazu entscheiden, die Lohnabrechnung selber zu machen, solltest du dich mit den grundlegenden Anforderungen auseinander setzen.
Fehler werden bei der Lohnabrechnung nicht gern verziehen und da kann schnell das größte Chaos angerichtet werden, was dann mit Krankenkasse, Finanzamt und den Mitarbeitern wieder geklärt werden muss.
In dieser Programmreihe heißen die Einzelplatz Versionen Faktura & Auftrag, die Mehrplatz Versionen Warenwirtschaft – aber es geht komplett um deine Auftragsverwaltung, Rechnungserstellung und Kunden- und Lieferantenlisten.
Der Unterschied zwischen der Standard und der Plus Version besteht lediglich darin, daß es in der Plus Version der Formulareditor erweitert ist und es das DATANORM Modul gibt, das den Artikelimport in diesem Format ermöglicht.
Schau dir alle Funktionen direkt im Vergleich an, um entscheiden zu können, mit welchem Programm du arbeiten möchtest.
Besonders interessant sind die erweiterten Funktionen in Warenwirtschaft der Premium Version: Kassenmodul, Serien-/ Chargennummernverwaltung, Mehrlagerfähigkeit und Vetreterprovisionsabrechnung sind nur in dieser Version möglich. Solltest du also z.B. im Lebensmittelbereich produzieren, musst du eine Premium Version nehmen.
In der Professional Serie hast du z.B. die Möglichkeit einen Online Shop über Sync4 Schnittstelle anzubinden, einen Datenexport nach UPS und GLS für Versandinformationen vorzunehmen und One-Shop-Shop Verfahren abzurechnen (OSS).
Beachte bei deiner Wahl, welche Besonderheiten du abrechnen musst, welche Funktionen für deine alltäglichen Geschäftsvorfälle elementar sind.
In der Übersicht siehst du alles auf einen Blick und kannst entscheiden, welche Version für dich in Frage kommt.
In allen Komplettlösungen sind die einzelnen Komponenten identisch mit den Einzelversionen. Hier musst du entscheiden, ob du mehrere Bereiche abdecken willst und es dafür eine kompakte Lösung gibt.
Mit business / financial office kannst du z.B. deine Rechnungen gleich in die Buchhaltung übertragen und hast damit deine Ausgangsrechnungen bereits gebucht.
Ab der Pro Version steht dir zusätzlich die Anlagenverwaltung zur Verfügung.
Bei Premium kommen dann noch Fehlzeiten und Reisekosten dazu.
In der Übersicht siehst du, was dir alles genau zur Verfügung steht.
Je mehr du abdecken möchtest, desto mehr Sinn macht es, sich die Komplettlösungen genauer anzuschauen.
Natürlich geht es auch mit den Einzelversionen, allerdings können hier keine Buchungslisten übergeben werden (immer nur über DATEV Ex- und Import) oder übergreifend Funktionen verwaltet werden, wie z.B. Fehlzeiten <> Lohn.
Eine Ausnahme bieten die Handwerksversionen: in handwerk plus und premium gibt es nur die Auftragsverarbeitung, die in einigen Teilen denen der Professional Serie Warenwirtschaft entsprechen – auch bereits in der handwerk Plus Version.
Aber vor allem gibt es sogenannte Handwerksfunktionen wie die separate Auflistung von Lohnleistungen, Abrechnung von Bauleistung und Zahlung nach VOB/B, BGB und Aufmaßrechnung – um nur einige zu nennen.
In der Premium Version sind z.B. zusätzlich Teil- und Schlussrechnung möglich, Projektnachkalkulation und Berücksichtigung von Fremdleistungen.
In der Tabelle kannst du dir die genauen Zusatzfuntkionen im Bereich Handwerk ansehen.
financial office handwerk kombiniert die komplette Produktpalette plus der Handwerksfunktionen in der Auftragsbearbeitung. Auch hier ist die Plus Version allerdings etwas umfangreicher in ihren Funktionen als die normalen Plus Versionen. Zusätzlich hast du in der Premium Variante das komplette Reiskosten- und Fehlzeiten-Modul und die Anlagenverwaltung.
So... 😅
...jetzt hast du einen ersten Überblick über die Produktpalette der Lexware Programme erhalten. Die Fragen zu Beginn sollten dir helfen, die passende Kategorie zu wählen. Mit Hilfe der Übersichtstabellen kannst du dann anhand der Funktionen bestimmen, welche Version die richtige für dein Unternehmen ist.
Mit allen Möglichkeiten bist du rechtlich auf der sicheren Seite, die Entscheidung liegt bei dir, ob Cloud oder Classic, welchen Funktionsumfang du tatsächlich brauchst oder dir wünschst. Welche Version hilft dir dabei, deine Abläufe zu verbessern und effizienter zu machen?
Ich wünsche dir eine glückliche Entscheidung 👍
Deine Lx-Expertin
Katja
Sollte dir der Kopf noch nicht allzu arg rauchen 🤯 dann schreibe doch kurz, ob ich dir mit dem Vergleich einen ersten Einblick verschaffen konnte oder dir vielleicht bei deiner Entscheidung hilfreich war. Interessieren dich noch weitere Themen rund um Lexware? Gerne nehme ich deine Anregungen in meine Stoffsammlung auf 🤓
8 Min. Lesezeit
Katja Michels : 03. Januar 2023
Alle 3 Jahre dasselbe Dilemma - die Finanzbehörde meldet sich per Email und teilt dir mit, dein ELSTER Zertifikat wird demnächst ablaufen …. oops, da...
9 Min. Lesezeit
Katja Michels : 09. Januar 2023
Unfall-, Lebens- oder Haftpflichtversicherung - eine oder sogar alle davon, wirst du sicherlich auch abgeschlossen haben.
9 Min. Lesezeit
Katja Michels : 25. Mai 2022
Ich sitze beim Kunden, wir sind mitten in der Lexware Schulung und müssen eine Reparaturinstallation durchführen. An sich kein Problem, aber …
