Die beste Datensicherung für deine wertvollen Daten

Unfall-, Lebens- oder Haftpflichtversicherung - eine oder sogar alle davon, wirst du sicherlich auch abgeschlossen haben.

Für dein Unternehmen gilt dasselbe: Betriebshaftpflicht-, Gebäudeversicherung, ...

Wir schließen Versicherungen nicht ab, weil wir von Haus aus mit dem Schlimmsten rechnen, sondern um im Ernstfall ein Sicherheitsnetz zu haben, dass den Schaden abfedert oder gar auffängt.

Dein materieller Schaden ist damit immer abgedeckt - aber was ist mit dem wichtigsten Bestandteil deines Unternehmens?
Was ist mit deinen elektronischen Daten? Wie hast du einen möglichen Verlust dieser "Werte" abgesichert?

Nimm dir mal einen Moment Zeit und überlege, wie und wo deine Kundendaten gespeichert sind, wie oft du deine Geschäftsunterlagen und Belege sicherst und wie schnell hast du deine Daten zurück, wenn dein Netzwerk, dein Rechner, deine IT einen Crash hat.

Du kannst jederzeit eine neue Einrichtung anschaffen, aber verloren gegangene Kundendaten wirst du nicht im nächsten Büroshop kaufen können.

Lese jetzt, wie du deine Datensicherheit schnell, einfach und zuverlässig gewährleistest:

1. Was ist eine Datensicherung
2. Warum ist eine Datensicherung sinnvoll
3. Wie oft sollte eine Datensicherung erfolgen
4. Was ist die 3-2-1-Regel
5. Datensicherung in deinem Lexware Programm 
6. Tipp für die professionelle Datensicherung in Lexware

1. Was ist eine Datensicherung

Das Backup, also die Sicherheitskopien deiner Daten, gibt dir die Sicherheit, auf diese zurück greifen zu können, wenn sie verloren gehen oder zerstört werden. Mit einem Backup kannst du deine Daten unkompliziert und schnell wieder herstellen und bleibst in deinem Unternehmen handlungsfähig.

Die häufigsten Fälle, wodurch Daten in Unternehmen verloren gehen, sind Cybercrime Angriffe oder technische Ausfälle. Letzteres kommt leider nicht zu selten vor. So gaben 53% der Bürger bei einer Umfrage des BSI von 2018 an, bereits mit dem Verlust wichtiger Daten konfrontiert worden zu sein. (Quelle: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) 

2. Warum eine Datensicherung sinnvoll ist

Die Wiederherstellung verlorener Daten ist zeit- und kostenintensiv -
mal ganz abgesehen von deinen Nerven. Eine Dell-Studie hat ergeben, dass 2019 die geschätzten durchschnittlichen Kosten durch Datenverluste rund 900.000 € ausmachten.
(Quelle: funkschau.de)

Ein Datenverlust kann für Dein Unternehmen fatale Folgen haben:

• Aufbewahrungspflichten nach GoBD: Belege und Buchhaltung müssen im Falle einer Betriebsprüfung aktuell verfügbar sein.
• Kunden- und Lieferantendaten: alles, was zu den Kontakten an spezifischen Infos hinterlegt wurde, fehlt nun, sowie die Auftragshistorie/ Umsätze; lfd. Vorgänge müssen gestoppt werden
• Lagerbestände: fehlender Überblick; manuelle Erfassung nötig; Bestellabwicklung muss gestoppt werden
• Auftragsabwicklung: kommt zum Stillstand, da Stammdaten (Kunden und Artikel) fehlen
• Anfallende Kosten bei Wiederherstellung/ Rettung (Diagnose + OP > je nach Schaden locker 4-stellig)
• Zeitaufwand: Wiederherstellung (Wartezeit); Bearbeitung (Pflege der Daten)
• Erpressungsversuche durch Hacker: Deine Rechner werden verschlüsselt und Du sollst Bitcoin in leicht 5-Stelliger zahlen (kannst Du getrost ignorieren, wenn Du eine Gesamtsicherung Deines Systems ebenfalls extern gespeichert hast)
• nach DSGVO wärst du auch verpflichtet, im Falle eines Hackerangriffs, den Vorfall an die Behörde zu melden und allen Kontakten zu protokollieren, welche ihrer Daten evtl. in andere Hände gelangt sind
  

3. Wie oft solltest du eine Datensicherung laufen lassen

Das hängt davon ab, wie viel du den Rechner nutzt bzw. wichtige Daten speicherst. Sitzt du einmal in der Woche am PC, um die laufende Buchhaltung zu erledigen, reicht dir danach eine Sicherung - du verlierst keine wichtigen Daten bis zur nächsten Bearbeitung.

Sind mehrere Personen täglich im System unterwegs und speichern wichtige Daten, dann sollte die Sicherung auf jeden Fall täglich stattfinden.

Eine einfache "Faustregel" zur Ermittlung der Häufigkeit eines Backups wäre:

Wie viel Zeit und Arbeit müsste ich erneut investieren, wenn diese Daten verloren gingen?

4. Was ist die 3-2-1-Regel

Mit dieser Regel wird beschrieben, wie viele Backups du speicherst.

3: Mindestens drei Kopien deiner Daten sollten vorhanden sein.

2: Speichere diese Daten auf zwei unterschiedlichen Medien, z.B. auf der Computerfestplatte und in einem Cloud-Speicher.

1: Verwende ein externes Medium, das idealerweise auch noch außerhalb deiner Geschäftsräume aufbewahrt wird. Das kann eine externe Festplatte oder ein USB Stick sein.
Das ist dein Master-Backup. Konsequenterweise sollte dieses Medium lediglich zur regelmäßigen Sicherung an deinen Rechner angeschlossen werden und nicht dauerhaft am PC stecken.

Wir haben mit folgendem Konzept sehr gute Erfahrungen gemacht: beschaffe dir zwei Festplatten und richte sie so ein, dass Sicherungen deines gesamten Systems dort automatisch gesichert werden. Im wöchentlichen Wechsel schließt du nun die erste bzw. die zweite Platte an den PC. Dieser Wechsel ist leicht im Büroalltag zu integrieren und wird eher nicht vergessen oder übersehen. So gewährleistest du eine kontinuierliche Sicherung und bist für einen Ernstfall gewappnet.

5. Datensicherung in Lexware

In deinem Lexware Programm kannst du sowohl manuell eine Datensicherung anstoßen als auch eine regelmäßige Sicherung einrichten. Ganz nach deinen persönlichen Vorlieben nutzt du die eine oder andere Methode. Beides findest du in der Menüleiste unter
"Datei > Datensicherung"

Passe für eine regelmäßige Sicherung einfach die Parameter deinen Anforderungen an.
Für die Sicherung muss dein Rechner/ Server aber eingeschaltet sein und es darf kein Benutzer mehr in Lexware angemeldet sein - beachte das bei den Einstellungen zur Zeit/ Wochentag.

Bedenke auch, dass in dieser Funktion nur die Gesamtsicherung funktioniert und du keine zusätzliche Online-sicherung erstellen kannst.

(Diesen Service kannst du zusätzlich bei Lexware kostenpflichtig buchen.)

Folgende Tipps zur Datensicherung in Lexware haben sich bei unseren Kunden in der Praxis bewährt:

Tipp 1

Baue Dir die manuelle Sicherung in Deine tägliche Routine ein, z.B.  kurz bevor Du Feierabend machst und das Programm verlässt.

Der Vorteil zum Arbeitsende des Tages eine Sicherung durchzuführen, besteht darin, dass alle Daten, die im Laufe des Tages erstellt wurden, auch in der Sicherung hinterlegt sind.

Tipp 2

Stelle zuerst sicher, dass sonst kein Benutzer mehr im Lexware angemeldet ist.

Tipp 3

Lege in den Dateien einen extra Ordner für Lexware Sicherungen an.

Tipp 4

Wenn Du mehrere Firmen angelegt hast, aber nicht täglich in allen Firmen arbeitest, kann auch eine Firmensicherung ausreichen - die läuft dann schon mal schneller durch.

Tipp 5

Wenn Dein Lexware auf einem neuen Rechner installiert wird, führe auf dem alten Rechner zuvor eine Gesamtsicherung durch (hiermit werden auch Deine Formulare und Dokumente gespeichert) bzw. wähle die Option „Rechnerwechsel“.

Tipp 6

Verändere den Dateinamen nicht - Du erkennst die aktuelle Version am Datum (JJMMTT) im Dateinamen. (Und wie im richtigen Leben: ab und an ausmisten erleichtert das Leben - oder eben den Ordner.)

6. Datensicherung in Lexware mit BackupLX Pro

Wenn du eine Pro oder Premium Version hast, dann kannst du mit dem Zusatztool BackupLX Pro von AIH die Datensicherung in Lexware ganz komfortabel gestalten.

Mit diesem Tool kannst du im laufenden Betrieb die Sicherungen erstellen - das Problem mit den angemeldeten Benutzern brauchst du nicht weiter berücksichtigen. Die Sicherungen werden schneller erstellt und auch größere Datenbanken stellen keine Schwierigkeiten dar. Ältere Sicherungen können automatisch gelöscht werden und du kannst mit BackupLX Pro auch die Sicherungen in dein bestehendes Datensicherheitskonzept integrieren. 

Nun musst du dir einmal kurz die Zeit nehmen:

• überprüfe wo du deine Daten sicherst und ob du genügend Kopien erstellst (3-2-1)
• mache einen Check wie oft deine Sicherungen erstellt werden und ob dieses Intervall ausreichend ist 
• wie sicherst du deine Lexware Daten?

Falls du dir bisher wie der Großteil aller User zum Thema Datensicherung eher weniger Gedanken gemacht hast und dich nicht darum gekümmert hast, dann stelle in den kommenden Tagen die Weichen um. Sichere deine Daten und habe ein beruhigtes Gefühl, dass du im Ernstfall keinerlei wirtschaftliche Verluste durch einen Datenverlust erleidest.

Ich wünsche dir noch einen sicheren Tag,
deine LX Expertin

Katja

Wenn dir der Artikel geholfen hat und du deine Datensicherheit mit neuen Augen siehst, dann schreibe doch kurz in die Kommentare, was deine Herausforderungen zu dem Thema sind. 💪Gerne kannst du mir auch deine Wunschthemen schreiben. 🧞‍♂️